個人的タスク管理方法の最適解について（2024年10月時点）

2024年10月5日

タスク管理方法に最適解はあれど正解はないと思います。人それぞれ業務が違うし、そもそも性格が違うからです。自分の業務と性格に応じて最適解があるはず。2024年10月時点での私のタスク管理の最適解をまとめておきます。

私の業務

・業界：東京のコンサル会社
・主な業務：運用型広告やSEO対策支援が中心。クライアントのWEBマーケティングのインハウス化支援。
その他、チームリーダーを勤めています。

タスク管理方法の最適解

タスク管理の大原則とその意図

・支援しているクライアントからいただいている月額のフィーに応じて、リソースを配分する
例外はもちろんありますが、基本的にはフィーを多くいただいているクライアントに多くの時間をかけるようにしています。理由は、お客様がかける期待に応えるためです。フィーを多く支払うお客様が我々に望んでいるのは大きなリターンのはず。期待するリターンの大きさはフィーに応じて変わると思います。その期待に応えるためには”時間”が重要だと考えます。何か作業をする時間を多くするというわけではありません。クライアントの事業を伸ばすための施策を考える時間、クライアントとのコミュニケーションや他社分析など生産的なことにかける時間を多くすることを心がけています。

具体的な方法

①デイリーでクライアントごとにかけた時間をメモすること
②TODOリストとGoogleカレンダーで予定を決めること

①デイリーでクライアントごとにかけた時間をメモすること

これが私のタスク管理の肝になっています。現在支援しているクライアントはサポート役として携わっているものを含めると50社ほど。それら全てにかけた時間を厳密に管理するのは時間がもったいないため、サポート案件はサポート案件として一括りにして、主担当の案件のみクライアントごとに時間をメモするようにしています。

具体的な管理方法

具体的には、↓このようなスプレッドシートで時間配分を管理しています。

このシートの作り方と使い方は下記の通りです。
①お客様名とお客様の月額粗利を入力する
②1ヶ月の総労働時間を主担当分とサポート分に割り振り、それぞれ「合計」列の目標時間配分のセルに入力する。
└私は厳密には割り振っておらす、だいたい主担当：サポート=3：1〜2くらいの配分にしています）
③一ヶ月の労働時間を粗利に基づいて分配し、お客様ごとの目安稼働時間を入力する。
④1日の終わりにお客様ごとに稼働した時間を入力する。
⑤週一くらいで稼働時間の適切な配分ができているかチェックする
⑥状況に応じて業務改善を行う

メリット

・先に稼働時間の目安を決めることで、追々、時間をかけすぎていたり、かけなさすぎていたりといったことを把握できる。
・粗利に基づいて時間配分しているので主観が入らない。

デメリット

・その日1日の業務内容を時間数と一緒に覚えておく必要がある。
・数日記載を忘れると、その期間の記録が全く書けない。

上記のデメリットを解消すべく、「②TODOリストとGoogleカレンダーで予定を決めること」を行います。

②TODOリストとGoogleカレンダーで予定を決めること

業務内容と時間を記憶しておくのは至難の技です。そのため、私はその日の予定を全てGoogleカレンダーに入れて、それ以外の業務はしないことを徹底しています。つまり、Googleカレンダーに予定を入力する作業がめちゃくちゃ重要になります。ここでタスクの抜け漏れがあってはいけません。そこで、タスクを全て入れておく場所としてTODOリストを使っています。

このTODOリストは７つの習慣よろしく重要度と緊急度でボックスを分けています。

まとめると、
①タスクを仕分けしてBOXに入れる
②重要×緊急のタスクを納期が短いものから順番にGoogleカレンダーに入れる
③重要×緊急じゃないもののタスクを必ず一時間はGoogleカレンダーに入れる
こんな感じの順番でタスクの抜け漏れがないようにしています。

まとめ

本当はタスクBOXの詳細な使い方も記載すべきですが、今回は手短にまとめるのを目的にこの記事を書いているので割愛します。

現時点のタスク管理は、『クライアントごとの時間管理を徹底する』という大目標を実現するために、大目標から逆算して具体的な方法を考えてきました。


ちなみに、Googleカレンダーにタスクを入れるのは、『1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣　ケビン・クルーズ』を読んで学んだことです。↓この名言には頷かれる方も多いのではないでしょうか。

「スケジュール表を使って、１５分単位で一日の予定を組みなさい。面倒に聞こえるかもしれないが、これをやれば効率性に関しては９５パーセンタイルに位置することができる。スケジュール表にないものは片づかない。スケジュール表に入っていれば嫌でも片づく。約束だけでなく、運動、電話、メールなどの予定も、この方法で管理するのだ」 ――ジョーダン・ハービンジャー（アート・オブ・チャーム共同創業者）

冒頭にも申し上げましたが、今回まとめたタスク管理方法が正解ではありません。あくまで私の最適解です。今後、業務や生活は変わっていきますので、現状に応じたタスク管理を見出していきたいと思います。