業務時間の使い方を四象限で整理する

時間は有限です。その中で、私が働いているような支援会社では、クライアントへの貢献の対価として料金をいただいています。

そのため、『クライアントのためになる時間』『クライアントのためにならない時間』『自分でコントロール可能』『自分でコントロール不可能』の四象限に分けた時に、『自分でコントロール可能』かつ『クライアントのためになる時間』を100%に近づけることが重要だと考えています。

その中で私が意識していることは、『自分でコントロール可能』かつ『クライアントのためにならない時間』を限りなく0に近づけることです。
こうすることで、自然と、『自分でコントロール可能』かつ『クライアントのためになる時間』を100%に近づけられると考えているためです。

このことを意識し始めて、自分の仕事が上記四象限のうちのどこに当てはまるのかを整理することが重要だと感じました。

本記事では四象限を用いた業務整理に取り組みたいと思います。

四象限で整理する

下記この象限につけた番号毎に業務をまとめて行きます。

①自分でコントロール可能×クライアントのためになる時間

・クライアントの事業理解
・担当者のミッション理解
・課題解決や質問に対して回答するための調査時間
・施策を提案する準備
・施策を実施する
・施策の効果検証
・施策のレポート作成

言わずもがなかもしれませんが、クライアントの事業が前に進むための時間はここに当てはまりますね。
できるだけこの時間を100%に近づけたいです。

②自分でコントロール不可能×クライアントのためになる時間

・市場規模の拡大
・流行
・政治制度の変更
・競合の撤退

自分でコントロールできないですが、クライアントの成長につながっているようであれば、多少は要因や現状の分析に時間をかけてもいいと思います。

ただ、その分析をどれだけ詳細に詰めても①に時間をかけるほどのインパクトは出ないと思うので、クライアントから分析を求められても必要以上に時間をかけないようにしたいです。

③自分でコントロール可能×クライアントのためにならない時間

・提示、参照、送付したい資料を探している時間
・ウェブブラウザを切り替えている時間（複数のウィンドウを開いている時）
・事務所の掃除、整理整頓
・文章をタイピングしている時間
・マウスを動かしている時間
・自分では解を出せない問題に対して悩んでいる時間
・パソコンのスペック不足
・WIfiのスピードの遅さ
・オンラインMTGの入室用のURLを発行している時間
・次に何のタスクを行うかを考えている時間
・眠気、体調不良によるによる生産性の低下

これらを0に近づけるための対策として、「業務時間短縮ツールの導入」「ショートカットキー、ブラインドタッチを覚える」「睡眠時間の確保」「質問することを怖がらない」を実施しています。

④自分でコントロール不可能×クライアントのためにならない時間

該当するものが思い浮かびませんが、クライアントの成長に寄与しないですし、自分の力ではどうしようもないので、無視でいいと思います。

まとめ

プロアスリートはパフォーマンスを最大限発揮するために、道具や生活習慣にこだわっています。例えば、野球選手は打ちやすいようにバットの形状を調整したり、試合開始時間から逆算して食事時間を管理したりします。

これらはおそらく、「パフォーマンス発揮を妨げるもの×自分でコントロール可能なもの」をできるだけ0に近づけるための取り組みです。

私もお金をいただいて仕事をしているプロである以上、アスリートと同様の意識でクライアントのために時間を100％使えるように、創意工夫を絶やさずに仕事に取り組んで行きたいと思います。